Hoe voer je een verzuimgesprek? 7 tips

Het belang van een goed verzuimgesprek

Door aandacht te besteden aan het voeren van goede verzuimgesprekken, kan een bedrijf niet alleen de kosten van ziekteverzuim terugdringen, maar ook een positieve impact hebben op de algehele tevredenheid en productiviteit van de medewerkers. Effectieve verzuimgesprekken kunnen helpen bij:

• Het vroegtijdig signaleren van problemen en het voorkomen van langdurig verzuim.
• Het bevorderen van een open en ondersteunende cultuur binnen het bedrijf.
• Het verminderen van de kosten die gepaard gaan met ziekteverzuim.
• Het verbeteren van de werkomstandigheden en het welzijn van medewerkers.

Wat kost verzuim

Lang niet iedereen is zich ervan bewust dat de kosten van een zieke medewerker kunnen oplopen tot gemiddeld € 405,- per dag! Als jouw medewerker ziek wordt, ben je als werkgever verplicht om het loon door te betalen. Daarbij zorgt ziekteverzuim ook voor andere extra kosten. Denk aan verzuimbegeleiding en eventuele re-integratie, maar denk ook aan de kans op het verhogen van het verzuim van collega’s door oplopende werkdruk en overbelasting. Het gaat bij verzuim om de volgende kosten:

1. Directe loonkosten;
   Collega’s moeten bij ziekte mogelijk wat werkzaamheden overnemen. Dit gaat ten koste van hun eigen werk. Is er een vervanger nodig, dan betaal je dubbel loon: zowel dat van de zieke werknemer als dat van de vervanger. De vervanger moet minimaal een overdracht krijgen van een collega en misschien worden ingewerkt. Dit kost altijd extra tijd.
2. Productie- en omzetverlies;
   Sommige werknemers hebben een functie met heel specifieke kennis en/of vaardigheden. In dat geval is het niet altijd makkelijk om een vervanger te vinden. Hierdoor is het goed mogelijk dat de organisatie te maken krijgt met productieverlies en mogelijk zelfs omzetverlies.
3. Indirecte loonkosten;
   De leidinggevende en/of de HR is altijd tijd kwijt in het geval van verzuim. Zo wordt er gezocht naar een oplossing voor het werk dat gedaan moet worden, de ziekmelding moet worden geregistreerd en, als een ziektegeval langer duurt, moet er een interne of externe casemanager aangesteld worden die ervoor zorgt dat alle stappen uit de Wet verbetering poortwachter worden gevolgd. Ook dat brengt kosten met zich mee.
4. Inzet van de arbodienst en/of bedrijfsarts;
   In het geval van langdurig verzuim wordt de arbodienst ingeschakeld. komt de arbodienst om de hoek kijken. Iedere organisatie is wettelijk verplicht om een contract te hebben met een arbodienst. Dat kan een all-in abonnement zijn, maar veel organisaties sluiten een abonnement af waarbij je een basisbedrag betaalt en een extra bedrag op het moment dat de arbodienst wordt ingeschakeld. Dat kan een bedrag per uur zijn of een bedrag per verrichting, zoals een bezoek van de werknemer aan de bedrijfsarts. Een grove richtlijn is dat een arbodienst zo’n € 100 tot € 150 per werknemer per jaar kost. Sommige organisaties houden rekening met ongeveer 0,3% van de loonsom op jaarbasis.

Het loont dus om een verzuimgesprek te zien als preventief middel tegen langdurig of frequent verzuim.

Wanneer voer je een verzuimgesprek?

Het voeren van verzuimgesprekken is vaak een onderdeel van het aanwezigheidsbeleid of het verzuimbeleid van een organisatie. Meestal zijn er duidelijke redenen voor ziekteverzuim. Naast afwezigheid door ziekte, kan een verzuimgesprek ook over rouw gaan, of juist over het voorkomen van afwezigheid (preventief). Het voeren van een verzuimgesprek is dan ook verstandig als een medewerker regelmatig uitvalt. Hiermee kun je onderzoeken hoe jouw medewerker zich voelt en of het verzuim kan worden voorkomen en verminderd. Ook biedt het ruimte om jouw medewerker bewust te maken van de gevolgen van verzuim. Wanneer kun je een verzuimgesprek voeren:

1. Tijdens de ziekmelding (indien mogelijk);
2. Bij langdurig verzuim: elke zes weken tijdens de herstelperiode;
3. Als de medewerker weer aan het werk gaat.

Effecten verzuimgesprekken onderzocht door TNO

Er is veel onderzoek gedaan naar het belang van het voeren van verzuimgesprekken. Zo heeft TNO een uitgebreid onderzoek uitgevoerd naar de effecten van verzuimgesprekken op de werkvloer. Dit onderzoek benadrukt dat gestructureerde en empathische verzuimgesprekken een positief effect kunnen hebben op het verzuimbeleid binnen organisaties. Het doel van deze gesprekken is niet alleen om het verzuim te verminderen, maar ook om bij te dragen aan een beter werkklimaat en welzijn van werknemers​.

Onderzoek TNO ziekteverzuim

Wat levert het op?

Hier zijn enkele belangrijke bevindingen uit onderzoeken over verzuimgesprekken:

• Verlaging van ziekteverzuim: Onderzoek wijst uit dat regelmatige en gestructureerde verzuimgesprekken kunnen bijdragen aan een vermindering van het ziekteverzuim. Door in een vroeg stadium contact op te nemen en ondersteuning te bieden, voelen werknemers zich gesteund en erkend, wat kan bijdragen aan een snellere terugkeer naar het werk.
• Inzicht oorzaken: Verzuimgesprekken bieden een kans om de onderliggende oorzaken van het verzuim te begrijpen. Dit kan variëren van werkgerelateerde stress tot persoonlijke problemen of gezondheidsproblemen. Door deze oorzaken te identificeren, kunnen werkgevers gerichte maatregelen nemen om het verzuim aan te pakken.
• Verbetering van de relatie tussen werkgever en werknemer: Regelmatige communicatie en aandacht voor het welzijn van de werknemer kunnen de relatie tussen werkgever en werknemer versterken. Dit kan leiden tot een hogere tevredenheid en betrokkenheid van werknemers.
• Preventie van langdurig verzuim: Vroege interventie via verzuimgesprekken kan helpen om langdurig verzuim te voorkomen. Door tijdig in te grijpen, kunnen problemen worden aangepakt voordat ze escaleren en leiden tot langdurige afwezigheid.
• Effectiviteit van re-integratie: Verzuimgesprekken spelen een cruciale rol in het re-integratieproces. Ze helpen bij het opstellen van re-integratieplannen en het monitoren van de voortgang, wat de kans op een succesvolle en duurzame terugkeer naar het werk vergroot.

7 Tips voor een effectief verzuimgesprek

1. Voorbereiding, ken de feiten
   • Verzamel relevante informatie over de medewerker en de aard van het verzuim.
   • Weet wat het beleid en de procedures van het bedrijf zijn met betrekking tot ziekteverzuim. En kijk ook goed naar de mogelijkheden tot ondersteuning vanuit het bedrijf.
2. Creëer een veilige en vertrouwelijke omgeving
   • Zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt in een rustige en privé omgeving.
   • Maak duidelijk dat het doel van het gesprek is om de medewerker te ondersteunen en samen naar oplossingen te zoeken.
3. Empathie en begrip tonen
   • Luister actief naar de medewerker zonder te oordelen.
   • Toon begrip voor de situatie van de medewerker en vraag door waar nodig om de context beter te begrijpen.
4. Focus op de oorzaak van het verzuim
   • Probeer de onderliggende oorzaken van het verzuim te achterhalen, zowel werk gerelateerd als privé.
   • Bespreek eventuele werkdruk, werkomstandigheden of persoonlijke problemen die een rol kunnen spelen.
5. Samenwerken aan een oplossing
   • Bespreek mogelijke aanpassingen of ondersteuning die het bedrijf kan bieden om het herstel te bevorderen en terugkeer naar het werk te vergemakkelijken.
   • Maak concrete afspraken over wat beide partijen gaan doen en stel een plan op voor terugkeer naar werk. Denk aan SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden).
6. Follow-up
   • Plan vervolgafspraken om de voortgang te bespreken en eventuele aanpassingen te maken aan het herstelplan.
   • Zorg voor regelmatige communicatie en biedt voortdurende ondersteuning.
7. Documentatie
   • Leg de belangrijkste punten van het gesprek vast en zorg ervoor dat zowel de werkgever als de medewerker toegang hebben tot deze notities.
   • Houd de afspraken en voortgang bij om een helder overzicht te behouden.

Training 'Hoe voer je een verzuimgesprek?'

Simple Check heeft een training ontwikkeld gericht op het voeren van effectieve verzuimgesprekken, speciaal voor leidinggevenden en werkgevers. Deze training is een onderdeel van de training ‘Leidinggeven aan Duurzame Inzetbaarheid’. De focus ligt op het opbouwen van de juiste vaardigheden en kennis om werknemers effectief te ondersteunen en verzuim te verminderen​.

Meer informatie hierover vind je hier!