Multitasken niet productief, 6 tips die belangrijk zijn

Waarom Multitasken niet productief is en is zelfs contra-productief?

Wanneer je probeert verschillende taken tegelijkertijd uit te voeren, springt de hersenactiviteit in feite steeds heen en weer van het ene naar het andere gebied. Jelmer Borst, promovendus aan de Rijksuniversiteit van Groningen, concludeert in zijn onderzoek (2012) dat het werkgeheugen in ons brein slechts één element tegelijkertijd kan verwerken. Als het werkgeheugen meerdere dingen tegelijk moet uitvoeren, dan verplaatst één van die dingen zich naar het langetermijngeheugen.

Als de ene taak is afgerond moet de andere taak weer eerst worden opgehaald uit het langetermijngeheugen. Onze hersenen zijn dus zo geprogrammeerd dat we ons maar op een ding tegelijk kunnen focussen. Switchen van de ene taak naar de andere taak kost tijd en energie en kan er dus onmogelijk voor zorgen dat je efficiënt en productief aan het werk bent. Ook ben je aan het eind van de dag dus veel vermoeider als je veel aan het multitasken bent dan dat je maar met één taak bezig bent.

Maar waarom doen we het dan zoveel?

Doordat de resultaten van veel kleine taken snel zichtbaar zijn, ontstaat het idee dat multitasken efficiënter is dan dat we dingen één voor één aanpakken. Ook  heb je door het steeds uitvoeren van kleine taken vaker een gevoel van voldoening. Terwijl het natuurlijk veel meer voldoening geeft als je een grote taak hebt afgerond die veel tijd en energie gekost heeft. Maar omdat je deze voldoening niet meteen voelt, zijn mensen geneigd om te kiezen voor de kleinere taken.

Het effect van multitasken op het brein

Neurowetenschapper Earl Miller zegt in The Guardian dat multitasken een zichzelf versterkende chemische reactie in de hersenen veroorzaakt. Het directe effect van multitasken is een verhoogde productie van het stresshormoon cortisol en de aanmaak van adrenaline. Op termijn kunnen deze een overstimulatie van de hersenen veroorzaken. Deze overstimulatie zorgt voor een afbreuk aan het vermogen om te focussen. Maar ook komt er bij het succesvol afronden van een taak dopamine vrij.

Dit is een genotshormoon. Hiermee worden de hersenen beloond en wordt je in feite aangemoedigd om vooral door te gaan met multitasken. Dit in combinatie met het gebrek aan focus zorgt eigenlijk dat je steeds sneller geneigd bent om je te laten afleiden door alles om je heen. Een studie aan de universiteit van Californië vond dat multitasken het vermogen van de hersenen om informatie op te nemen belemmert. Ook zijn mensen die vaak multitasken slecht in het negeren van irrelevante informatie, ze wisselen regelmatig tussen taken en hebben een slechter kortetermijngeheugen. Dit zijn alle vaardigheden die nodig zijn bij multitasken. Een behoorlijk negatieve spiraal dus.

Uitzonderingen

Meerdere taken tegelijk doen gaat goed zolang elke taak maar wordt uitgevoerd door een apart hersengebied. De visuele, auditieve, vocale en motorische hersengebieden kunnen prima afzonderlijk van elkaar functioneren. Denk hierbij aan het voeren van een gesprek terwijl je kookt of zingen terwijl je aan het autorijden bent. Het gaat pas fout zodra we in hetzelfde hersennetwerk een aantal ingewikkelde dingen tegelijk willen doen.

Ook kan je prima twee taken tegelijk uitvoeren zolang één van die taken op de automatische piloot gaat. Heel veel dagelijks terugkerende handelingen gaan op de automatische piloot. We hebben deze handeling zo vaak gedaan dat ons brein dit geheel zelfstandig kan. We hoeven onze bewuste aandacht er niet meer bij te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan autorijden. Hoe vaak is het je overkomen dat je thuis gekomen bent, maar niet meer goed kan terughalen hoe? Het rijden heb je dan op de automatische piloot gedaan. Handsfree bellen tijdens het autorijden zal je waarschijnlijk zonder problemen kunnen doen.

Maar let hierbij op: dit geld alleen zolang er zich geen onverwachte situaties voordoen. Als het verkeer ineens ingewikkeld wordt, moet je je werkgeheugen behalve voor het bellen ook ineens voor het verkeer gebruiken. Dan ontstaat er een wachtrij voor binnenkomende informatie. Je kan je werkgeheugen dan wel steeds laten schakelen tussen de twee taken, maar je gaat wel veel minder zien, horen en ook nog eens langzamer reageren. Op de automatische piloot meerdere handelingen uitvoeren kan dus wel, maar tot op zekere hoogte.

6 tips die kunnen helpen bij het stoppen met multitasken

Er zijn dus genoeg redenen om te stoppen met multitasken. Maar dit kan best een uitdaging zijn. Hoe doe je dit dan? Hieronder zeven tips die hierbij kunnen helpen.

1. Train jouw concentratievermogen. Uit onderzoek is gebleken dat we de helft van de onderbrekingen aan onszelf te danken hebben. Voel je de verleiding opkomen om je bezig te houden met iets anders als waar je mee bezig bent? Adem dan even diep in richt je weer op datgene waar je mee bezig was. Op deze manier kan je jouw concentratievermogen trainen en zal je na een tijd steeds langer de aandacht bij één ding kunnen houden.
2. Schrijf afleidende gedachten op. Ben je ergens mee bezig en komen er gedachten op over andere dingen die ook belangrijk zijn, schrijf deze dan op. Je kan hier dan later mee aan de slag gaan. Het opschrijven geeft rust, want je weet nu zeker dat je het niet kan vergeten.
3. Deel jouw werkdag op in blokken. Spreek met jezelf af dat je alleen op vaste tijden email afhandelt en telefoontjes beantwoordt. Met een duidelijke planning van jouw dag voorkom je dat je te veel tussendoor wordt afgeleid.
4. Zorg goed voor jezelf. Denk hierbij aan het inplannen van momenten waarin je even ‘ prikkel-arm’ bent. Juist de momenten waarop je even niets doet zijn erg belangrijk. Op momenten dat er even geen prikkels binnen komen worden je hersennetwerken verstevigd, kan je creativiteit zich ontwikkelen en wordt je energie reserve aangevuld.
5. Beloon jezelf als het gelukt is om de aandacht bij één taak te houden. Door jezelf te belonen met iets leuks of lekkers versterk je nieuw gedrag. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je een kopje koffie haalt nadat je twintig minuten onafgebroken aan een taak hebt gewerkt.
6. Oefenen. Wil je toch multitasken bij bepaalde taken? Oefen die dan zo vaak dat je ze op de automatische piloot kunt doen. Dat is de enige manier waarop je er naast ook nog een andere taak met aandacht kan doen.

Wij hopen dat dit artikel bijdraagt aan de mate waarin je met focus aan het werk bent. Dit scheelt veel energie, maakt je productiever en komt dus zowel jezelf als jouw werkgever ten goede!

Onze ‘Simple Checklist’ staat vol met praktische tips omtrent effectief en duurzaam HR-beleid. Vraag naar onze Checklist