Grijs verzuim: het onzichtbare risico in organisaties

Grijs verzuim ontstaat wanneer een medewerker fysiek aanwezig is, maar door omstandigheden niet optimaal functioneert. Die omstandigheden kunnen variëren van stress, mentale uitputting en fysieke klachten tot werkdruk, privéproblemen, motivatieverlies of onvoldoende herstel na eerdere uitval.
Hoewel iemand aanwezig is, is de effectiviteit vaak aanzienlijk lager. Veel medewerkers willen loyaal zijn en blijven doorwerken, maar hun belastbaarheid schiet tekort. Juist daardoor blijft grijs verzuim lang verborgen.

Grijs verzuim wordt tegenwoordig ook wel ‘Roze verzuim’ genoemd. Dit, omdat het voor velen te onduidelijk of te negatief klinkt. Zo wordt ‘Roze verzuim’ wat zachter ervaren en vindt men dat het beter aansluit bij de subtiele, vaak verborgen vorm van verminderde inzetbaarheid.

Het probleem blijft echter hetzelfde: medewerkers draaien niet op hun normale niveau, terwijl dat wel wordt verwacht.

Hoewel grijs verzuim niet wordt geregistreerd zoals ziekteverzuim, tonen indirecte cijfers dat het veel vaker voorkomt. In Nederland gaat ongeveer 5,2% van de werkdagen verloren door zichtbaar ziekteverzuim, en in sectoren zoals zorg en welzijn ligt dat percentage zelfs rond de 7%.
Maar productiviteitsverlies door presenteïsme – aanwezig zijn maar niet optimaal functioneren – is vele malen groter. Onderzoek laat zien dat 76% van de werknemers presenteïsme ervaart. Gemiddeld gaan daardoor ruim tien werkuren per vier weken verloren per medewerker. De economische schade hiervan wordt voor Nederland geschat op ruim tien miljard euro per jaar, waarvan het grootste deel toe te wijzen is aan presenteïsme.
Daar komt bij dat circa 70% van langdurig verzuim geen primaire medische oorzaak heeft, maar voortkomt uit psychosociale factoren. Veel voorkomende signalen zoals vermoeidheid, verminderde concentratie, prikkelbaarheid, afnemende betrokkenheid of moeite met prioriteiten zijn vroege indicatoren van dit grijze gebied.

Waar grijs verzuim jarenlang moeilijk te meten was, biedt de door TNO ontwikkelde DIX (Duurzaam InzetbaarheidsIndex) concrete handvatten. De DIX bevat namelijk een specifieke vraag over productiviteitsverlies: de mate waarin een medewerker aangeeft wél aanwezig te zijn, maar door omstandigheden minder goed te functioneren.
Deze vraag maakt zichtbaar wat anders verborgen blijft. Hierdoor wordt grijs verzuim niet alleen herkenbaar, maar ook kwantificeerbaar. Organisaties krijgen inzicht in patronen binnen teams, in groepen met verhoogd risico en in de mate waarin productiviteitsverlies voorkomt.
Voor organisaties die structureel aan duurzame inzetbaarheid willen werken, is dit een grote stap vooruit.

De DIX maakt het mogelijk om niet alleen te reageren op verzuim, maar om preventief te sturen op belastbaarheid en werkvermogen.

De benchmarkresultaten van de DIX geven een breed beeld van hoe medewerkers in Nederland functioneren. De DIX meet o.a. fysiek en mentaal werkvermogen, taakbelasting en productiviteit. De resultaten geven een duidelijk beeld van hoe medewerkers functioneren.

Fysiek & mentaal werkvermogen

Een meerderheid van de medewerkers ervaart dat zij hun werk fysiek en mentaal goed aankunnen, maar ongeveer 11% geeft aan hierin duidelijke problemen te ervaren. Dit is een risicogroep: mentale belastbaarheid is een belangrijke voorspeller van langdurig verzuim.

Presteren en doelen behalen

Hoewel gemiddeld wordt gescoord met 7,8, bevindt 15% van de medewerkers zich in de categorie “kan beter” of “iets beter”. Dit duidt op:

• problemen met doelen behalen
• moeite met taken
• gevoelens van minder goed functioneren
  Dit is precies het domein waar grijs verzuim zichtbaar wordt.

Productiviteitsverlies: de kernvraag

Maar liefst 82% van de medewerkers geeft aan dat zij soms of regelmatig minder goed kunnen functioneren door omstandigheden, ondanks dat zij aanwezig zijn. Dit betekent niet dat iedereen structureel onderpresteert, maar wel dat productiviteitsverlies zeer breed voorkomt en dus een belangrijke indicator vormt voor toekomstige uitval.

De DIX blijkt een krachtig instrument om inzicht te krijgen in werkvermogen en productiviteit. Daarom is de DIX standaard onderdeel van de PMO van Simple Check. Door deze vragenlijst breed in te zetten, brengen we fysieke, mentale en sociale factoren die inzetbaarheid beïnvloeden helder in kaart, inclusief het productiviteitsverlies dat hoort bij grijs verzuim.
De landelijke benchmarks vormen daarbij een waardevol referentiepunt. Ze maken zichtbaar waar een organisatie afwijkt van het gemiddelde en welke teams of functies extra aandacht nodig hebben. De uitkomsten verbinden we vervolgens aan:

1. individuele coaching,
2. team- en organisatierapportages,
3. adviezen voor leiderschap en HR,
4. en gerichte interventies die bijdragen aan duurzame inzetbaarheid.

Hierdoor kan een organisatie niet alleen reageren op verzuim, maar juist anticiperen op risico’s voordat ze leiden tot langdurige uitval.