Effectief feedback geven

Effectief feedback geven

Feedback is belangrijk. Geen feedback geven of ontvangen betekent: onvoldoende bewustzijn van het effect van gedrag en dus geen ontwikkeling. Mogelijk bekrachtig je zelfs het verkeerde gedrag, waardoor de ander geen idee heeft van wat je wel of niet waardeert. In een team heeft iedereen zijn sterke kanten. Het is belangrijk om die te benoemen en te gebruiken. Want een compliment geven voor gedrag dat je op prijs stelt, is een prettig pepmiddel.

Wist je dat feedback geven 60% effectiever is als je het direct na het gedrag geeft? Dit komt omdat de ontvanger het gedrag dan nog goed kan herinneren en er nog iets aan kan veranderen. Als je te lang wacht met feedback geven, kan het zijn dat de ontvanger het gedrag al vergeten is of dat het gedrag al onuitwisbaar is geworden. Bron

Verschillende vormen van feedback

• Het schouderklopje: Als iemand op de goede weg is of iets goed heeft gedaan. ‘Fijn dat het rapport op tijd was. Het is ook goed geschreven’. ‘Moet je eens zien hoe je je al hebt ontwikkeld’. ‘Ik heb er vertrouwen in dat je het kan’. Dit soort positieve feedback blijkt zeer effectief.
• Hier-en-nu-feedback: een observatie of een waarneming in het hier-en-nu meestal met de bedoeling om het gedrag bij te sturen. Als je dat op een goede manier kunt, zal je daar veel plezier aan beleven.
• Evaluatie feedback: de meest voorkomende vorm van feedback in organisaties maar ook vaak het minst effectief. Aan het einde van het project nog eens terugkijken en dan precies weten hoe het wel had gemoeten. Natuurlijk kan je van het verleden leren, maar waarom niet op het moment dat iemand er nog iets mee kan?
• Vage feedback:  ‘Kijk er nog eens naar, dan zie je zelf wel waar het niet klopt’. Misschien bedoeld om iemand te stimuleren om wat meer vanuit reflectie te handelen, maar om dat te bereiken is meer nodig dan alleen maar een vraag op deze manier te stellen. En stel dat het jou overkomt, dan neem je daar geen genoegen mee, dan je vraagt net zo lang door tot je weet wat precies de bedoeling is.
• Feed forward: vooruitkijken. Door dit te doen kijk je alvast naar ieders talenten en naar de valkuilen. Op een manier dat men weet dat het juist goed is om hier aandacht aan te geven. Dus op een manier dat inzicht in je valkuilen juist interessant is. Dit vergroot het vertrouwen en geeft handvatten om de juiste keuzes te maken.

Regels voor effectief feedback geven

Effectief feedback geven zonder dat dit uitmondt in kritiek of waardoor de ander zich aangevallen voelt. Er zijn een aantal feedbackregels waaraan je kunt houden.

Effectief feedback geven kan je doen door deze 10 regels te volgen:

1. Denk vanuit de ander: Iedereen is anders, dus leer je collega goed kennen. Wees nieuwsgierig naar zijn of haar beweegreden. Bekijk de situatie vanuit zijn of haar gezichtspunt. Waarom doet hij/zij iets of lukt het niet? Kom erachter wat de ander bezighoudt, zowel tijdens het werk als daarbuiten. Benoem dit; geef aan dat je hem/haar begrijpt.
2. Benoem de drie G’s: Je kunt feedback het beste brengen door achtereenvolgens de Gebeurtenis, het Gevoel of de gedachten, en het Gevolg te noemen (GGG). Beschrijf eerst jouw waarneming van het gedrag van de collega: “Ik zie dat je afgelopen week twee keer te laat bent gekomen.” Vervolgens geef je aan wat het effect daarvan is op je gedachten of gevoel: “Ik vind dat erg vervelend.” Dan vertel je het gevolg: “Ik vraag me af of je je werk wel serieus neemt?
3. Bespreek concreet gedrag: Geef feedback over concreet en wenselijk gedrag. Met “Je bent niet klantvriendelijk” geef je een niet-boodschap af. Dit kun je positief en in alternatieven formuleren: “Zeg klanten glimlachend gedag als ze binnenkomen.” Zo kan een ander zijn of haar gedrag aanpassen.
4. Spreek voor jezelf: Gebruik ik-boodschappen wanneer je feedback geeft. Het gesprek krijgt een minder aanvallend karakter als je zegt: “Ik merk dat …” in plaats van “Jij doet altijd…”. De ik-vorm is veilig en geeft precies aan wat je van de situatie vindt zonder de ander té direct aan te spreken. Bovendien spreekt je voor jezelf. Gebruik dus ‘ik vind’ in plaats van ‘wij/zij vinden’.
5. Geef positieve feedback: Feedback geven betekent zowel het positieve gedrag benoemen als verbeterpunten aangeven. Negatieve feedback wordt vaak beter onthouden dan positieve. De regel is dat je drie positieve elementen noemt tegenover één verbeterpunt: “Je werkt heel nauwkeurig, kan goed met je collega’s opschieten en staat klanten telefonisch prima te woord. Maar je kunt effectiever werken.”
6. Check je feedback: Kijk voordat je een gesprek aangaat kritisch naar het eigen aandeel in de gebeurtenis. Hoe is het ontstaan? Wat had je eraan kunnen doen? En vraag tijdens het gesprek altijd naar de reactie van de ander. “Kun je je dat voorstellen?” “Begrijp je wat ik bedoel?” Vaak is de ander zich niet bewust van het eigen gedrag.
7. Kies de juiste tijd en plaats: Kies een goed moment en de juiste plaats voor de feedback. Neem er voldoende tijd voor. Geef op tijd feedback; praten over een fout van twee maanden terug levert weinig meer op. Bespreek verder één punt per gesprek, zo houd je de feedback beknopt.
8. Vertel het waarom: Geef redenen voor de feedback. Benadruk daarin de positieve kant: wat kan de ander ervan leren? Vertel dat je tijd investeert omdat je weet dat degene beter kan. Collega’s zullen de feedback sneller van je aannemen en meer gemotiveerd zijn om aan de verbeterpunten te werken.
9. Let op je non-verbale gedrag: Zorg voor een open, actieve houding. Dit betekent rechtop zitten in je stoel, voeten stevig op de grond en handen op tafel. Kies voor een hoekopstelling in plaats van tegenover elkaar te gaan zitten. Hierdoor voelt de ander zich beter op zijn gemak.
10. En dan nog dit: eindig het gesprek altijd met ‘We spreken dus af dat …’.

Wist je dat Simple Check teamtrainingen en persoonlijke coaching geeft over conflicthantering en feedback? Workshop voor effectief feedback geven en goed met conflicten leren omgaan kan dus bij ons. Neem gerust contact met ons op.

Of ben jij HR-professional en wil je meer informatie ontvangen, over het verhogen van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers? Download dan snel onze ‘Simple Checklist’ en start met het opzetten van duurzaam HR-beleid!